《政府采購法》自2003年實施以來，辦公家具一直為中央預(yù)算單位政府集中采購目錄內(nèi)產(chǎn)品。由于辦公家具類采購有著采購人需求難以準(zhǔn)確描述、評審過程較為復(fù)雜等特點，再加上辦公家具的使用在辦公環(huán)境中起到非常重要的作用，因此與其他貨物類采購相比，辦公家具采購具有相對獨立的特性，值得研究和關(guān)注。濟南辦公家具廠帶大家深入了解一下：

 

一、辦公家具政府采購的主要特點

 

1．采購需求多樣，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)難以統(tǒng)一。

 

家具采購不同于貨物類通用產(chǎn)品采購，大區(qū)別就是，家具制作可以按照采購人的需求進(jìn)行定制，不一樣的采購人，不一樣的使用場所，不一樣的用途，導(dǎo)致每次家具采購項目都是一個獨特的項目。同時，家具招標(biāo)涉及的產(chǎn)品類型也很多，有辦公室家具、會議室家具、教室家具、學(xué)員宿舍家具等，因此家具采購需求可以說是五花八門，每個項目的需求都各有特色。采購人提供的需求通常比較簡單，只有產(chǎn)品名稱、數(shù)量、尺寸，而對于材質(zhì)、規(guī)格等決定產(chǎn)品價格的因素表述不夠準(zhǔn)確詳細(xì)。比如采購一張辦公桌，只說明桌子的大小和數(shù)量是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，桌子的材質(zhì)，是木制、鋼制、還是鋼木結(jié)合的，桌子的結(jié)構(gòu)，桌下是否設(shè)柜子、柜子是否帶抽屜等，這些都是供應(yīng)商報價的重要決定因素。每個采購項目的預(yù)算以及各部門的需求都不相同，因此在預(yù)算范圍內(nèi)整合明確采購需求，可以說是項目成功與否的關(guān)鍵。

2．評審標(biāo)準(zhǔn)比較抽象，難以體現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量。

 

大部分普通貨物類產(chǎn)品都是在采購前就已經(jīng)成型的產(chǎn)品，如計算機，每個型號的配置基本固定，產(chǎn)品內(nèi)的各個配件也在市場有售，招標(biāo)文件中可以直接要求各供應(yīng)商提供市場已有的產(chǎn)品技術(shù)指標(biāo)等情況，評比過程相對具有較好的可控性。而家具產(chǎn)品都是中標(biāo)后才生產(chǎn)的產(chǎn)品，可以說是對未知虛化的產(chǎn)品進(jìn)行評比，雖然可以要求各供應(yīng)商提供已生產(chǎn)的家具產(chǎn)品相關(guān)技術(shù)指標(biāo)情況，但是這些產(chǎn)品是否與招標(biāo)產(chǎn)品相似，是否能夠代表中標(biāo)后仍然可以保證產(chǎn)品質(zhì)量，都是值得商榷的，可以說中標(biāo)結(jié)果帶有一定偶然性。

 

3．供應(yīng)商水平參差不齊，項目競爭性較差。

 

不同于計算機信息類產(chǎn)品等行業(yè)，家具制造屬于傳統(tǒng)行業(yè)，工作人員素質(zhì)參差不齊，在以往家具采購項目中，出現(xiàn)過因供應(yīng)商粗心大意，提交的投標(biāo)文件未蓋章簽字，或是未提交必要的符合性審查文件等情況，造成基本的符合性審查無法通過，終有可能導(dǎo)致不足三家而廢標(biāo)，許多項目得不到充分競爭，采購人很難買到真正物美價廉的產(chǎn)品。

 

二、做好家具類采購需把握的幾點事項

 

1．編制精準(zhǔn)的技術(shù)需求。

 

結(jié)合以往采購項目，制定家具產(chǎn)品技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。對于辦公室、會議室等常規(guī)辦公家具，結(jié)合以往采購項目需求，從專家和供應(yīng)商處多方了解調(diào)研，從家具種類、材質(zhì)等方面，詳細(xì)列舉各項技術(shù)指標(biāo)及參數(shù)，例如按照結(jié)構(gòu)材質(zhì)、產(chǎn)品功能、環(huán)保指標(biāo)要求等類型，分別列舉各指標(biāo)的種類，制定木質(zhì)、鋼制和鋼木制類的辦公桌、辦公椅、文件柜等產(chǎn)品的技術(shù)編制指南。同時，從服務(wù)要求、成品驗收方案、評分標(biāo)準(zhǔn)等方面，更加全面的對家具采購需求進(jìn)行說明完善?？梢哉f需求編制指南具有很大的指導(dǎo)作用，采購人可以根據(jù)指南，結(jié)合自身情況進(jìn)行采購需求編制，為項目打下良好基礎(chǔ)，提高采購效率。

2．做好充分的需求論證。

 

對于采購單位的新需求，根據(jù)需求編制指南進(jìn)行整合，必要時，邀請家具行業(yè)內(nèi)資深專家和采購單位一起反復(fù)論證，結(jié)合項目預(yù)算，做到真正能夠把需要購買的產(chǎn)品詳細(xì)描述出來，確保每款產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，如有必要，可以提供產(chǎn)品設(shè)計圖或?qū)嵨飯D片作為參考。雖然家具需求論證過程比較繁瑣，耗費精力較多，但是在需求不明確的情況下，論證工作是非常有意義且必要的。

 

3．確定科學(xué)的評分標(biāo)準(zhǔn)。

 

初評分標(biāo)準(zhǔn)中主觀性評分項較多，評審專家的權(quán)力也相對較大，有時會導(dǎo)致專家打分比較隨意，這種情況下，很難把真正優(yōu)秀的供應(yīng)商挑選出來。隨著政府采購發(fā)展日漸成熟，財政部要求日漸完善，家具采購項目評分標(biāo)準(zhǔn)的制定也日漸合理，現(xiàn)階段的各評分項都必須量化、必須有據(jù)可循。

 

近年的家具評分標(biāo)準(zhǔn)包括商務(wù)、服務(wù)、產(chǎn)品質(zhì)量和技術(shù)水平等方面，以產(chǎn)品質(zhì)量和技術(shù)水平為例，包含了產(chǎn)品彩色圖片及三視圖、所投產(chǎn)品使用原輔材料及五金件情況等評分項，要求各供應(yīng)商根據(jù)招標(biāo)文件要求，對所投產(chǎn)品進(jìn)行逐個響應(yīng)，詳細(xì)體現(xiàn)各廠家產(chǎn)品設(shè)計、選材等情況，除此之外，評分標(biāo)準(zhǔn)中還包括生產(chǎn)設(shè)備情況、產(chǎn)品生產(chǎn)過程質(zhì)量控制措施、成品驗收方案等評分項，將采購過程各環(huán)節(jié)的重要控制因素體現(xiàn)在評分標(biāo)準(zhǔn)中。終確定中標(biāo)供應(yīng)商后，采購單位可以根據(jù)供應(yīng)商的投標(biāo)文件內(nèi)容對產(chǎn)品質(zhì)量和項目實施過程進(jìn)行監(jiān)督控制。

 

4．評審引入擺樣環(huán)節(jié)。

 

將無形評審變?yōu)橛行闻袛?，將文字描述變?yōu)橹庇^感受。為了更直觀的檢驗各供應(yīng)商對招標(biāo)文件的理解程度，以及家具制作的水平和質(zhì)量，我們引入了樣品評審，也就是挑選技術(shù)文件中比較具有代表性的幾件產(chǎn)品，要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)制作完成并遞交到指定地點，需要注意的是所有樣品不得有任何顯示供應(yīng)商名稱等信息的標(biāo)識。通常做法是在評審環(huán)節(jié)的符合性審查完成后，組織評審委員會成員對樣品進(jìn)行暗標(biāo)評審，由專家按照評分標(biāo)準(zhǔn)要求，從樣品的技術(shù)符合程度、選材、造型、工藝以及是否結(jié)實耐用等方面進(jìn)行打分，擺樣評審結(jié)束后，再回到商務(wù)、技術(shù)、服務(wù)等明標(biāo)評審環(huán)節(jié)，隨后結(jié)合價格得分確定終的供應(yīng)商排名。

 

供應(yīng)商拿出來的樣品是摻不得半點假的，每個供應(yīng)商對需求的理解，對項目的重視程度，家具制作的真實水平，都可以通過樣品體現(xiàn)出來，做工優(yōu)秀的樣品確實能夠在這一環(huán)節(jié)脫穎而出，而在擺樣評審中獲得高分的供應(yīng)商，往往在投標(biāo)響應(yīng)文件中也表現(xiàn)出色?？紤]到供應(yīng)商的投標(biāo)成本，在采購單位同意的前提下，對不撤回樣品的供應(yīng)商給予一定補償，通常是所有擺樣樣品總價算術(shù)平均值的60%。中標(biāo)供應(yīng)商的擺樣樣品將被封存，作為驗收依據(jù)之一。

 

5．注重體現(xiàn)政策實施。

 

為了更好的體現(xiàn)實施財政部關(guān)于扶持中小企業(yè)和監(jiān)獄企業(yè)、以及優(yōu)先采購節(jié)能環(huán)保產(chǎn)品等政策，在采購文件中增加相應(yīng)條款，將政策導(dǎo)向落到實處。比如在公開招標(biāo)項目中，對于小微或監(jiān)獄企業(yè)，對其產(chǎn)品價格給予6%的扣除，用扣除后的價格參與評審。在評分標(biāo)準(zhǔn)中，對投標(biāo)產(chǎn)品為環(huán)保清單內(nèi)的產(chǎn)品，給予適當(dāng)加分，鼓勵企業(yè)優(yōu)先投報環(huán)保產(chǎn)品。在競爭性談判項目中，因為沒有評分標(biāo)準(zhǔn)，所以除了小微及監(jiān)獄企業(yè)折扣外，對于環(huán)保產(chǎn)品，對其產(chǎn)品價格給予1%的扣除，用扣除后的價格參與評審。談判項目的成交規(guī)則是，在實質(zhì)性響應(yīng)競爭性談判文件要求的談判供應(yīng)商中，按報價由低到高向采購人推薦成交候選供應(yīng)商。對于屬于小微或監(jiān)獄企業(yè)，且又投報了環(huán)保產(chǎn)品的供應(yīng)商，價格折扣為他們提供了更多的成交機會。

 

6．提高采購信息化程度。

 

近年來，隨著政府采購信息化的普及，投標(biāo)成本已經(jīng)大大降低，中心更是實現(xiàn)了從招投標(biāo)文件制作到專家評審等全流程電子化。供應(yīng)商只需在網(wǎng)上下載采購文件，使用投標(biāo)客戶端進(jìn)行文件編制，再通過系統(tǒng)上傳投標(biāo)文件壓縮包，不用再制作復(fù)雜的紙質(zhì)文件，同時，利用電子簽章，使因未簽字蓋章而造成無效投標(biāo)的可能性大大減小。實現(xiàn)招投標(biāo)全流程電子化后，投標(biāo)成本幾乎沒有，家具廠家參與項目的積極性有很大提高，不管項目大小，投標(biāo)人數(shù)量都維持在10家左右，與以往比增加了一倍。

 

三、對進(jìn)一步做好家具產(chǎn)品政府采購工作的建議

 

1．著力加強政府采購內(nèi)控建設(shè)。

 

大部分普通貨物類產(chǎn)品都是在采購前就已經(jīng)成型的產(chǎn)品，家具則不同，同一款家具，可以由不同的生產(chǎn)廠家制造，幾乎看不出差別。這樣的特性決定家具項目的傾向性和排他性極小，不管是大廠家還是小作坊，每家供應(yīng)商的中標(biāo)概率基本一樣，只要認(rèn)真做好投標(biāo)文件和樣品，就有可能取得后的勝利。

 

作為集中采購機構(gòu)，為采購人提供更好的服務(wù)，使采購人能夠買到物美價廉的產(chǎn)品，同時為供應(yīng)商提供公平、公正、公開的競爭平臺，是我們義不容辭的責(zé)任。著力加強政府采購內(nèi)控建設(shè)，緊緊抓住需求和評分標(biāo)準(zhǔn)制定、開標(biāo)及評審、信息公開等關(guān)鍵環(huán)節(jié),嚴(yán)控各類采購項目實施過程中的風(fēng)險。

 

2．積極推進(jìn)家具項目綠色采購。

“十三五”規(guī)劃建議提出,健全優(yōu)先使用創(chuàng)新產(chǎn)品、綠色產(chǎn)品的政府采購政策。家具產(chǎn)品采購中，無論是產(chǎn)品及配件本身的環(huán)保指標(biāo)，還是生產(chǎn)過程中的綠色環(huán)保做法，甚至是交付貨物的環(huán)保檢測，都可以建立涵蓋環(huán)保、節(jié)能、節(jié)水、循環(huán)、低碳等內(nèi)涵的綠色采購標(biāo)準(zhǔn)和制度體系。比如在2017年度家具定點采購項目，已經(jīng)將油漆的要求統(tǒng)一為優(yōu)良水性漆，替代了UV油漆。擴大家具采購綠色生產(chǎn)范圍,優(yōu)化采購管理機制,不斷提高家具綠色采購規(guī)模。

 

3．將擺樣作為必要的評審環(huán)節(jié)。

 

現(xiàn)階段，對于需求復(fù)雜、采購任務(wù)較重的項目，擺樣已成為必不可少的環(huán)節(jié)，通過擺樣評審過程，能夠挑選出做工精良、價格合理，并且態(tài)度認(rèn)真的供應(yīng)商，充分滿足采購單位的使用需要，但是擺樣程序較為繁瑣，可以適當(dāng)精簡優(yōu)化。

 

濟南辦公家具廠感覺對于預(yù)算金額不大或者采購產(chǎn)品技術(shù)需求比較簡單的項目，將擺樣評審變化為小樣評審，也就是要求供應(yīng)商提供部分所投產(chǎn)品使用原輔材料及五金件小樣，例如板材、鎖具、腳輪小樣等，從小樣品種、數(shù)量、質(zhì)量等方面打分，這種做法既能夠保證所投產(chǎn)品質(zhì)量，又可以降低供應(yīng)商的投標(biāo)成本，同時優(yōu)化了評審程序，提高了采購效率。